Stratégie numérique de la Fondation OPTEO : le déploiement d’un dossier unique de l’usager personnalisé et évolutif
Depuis 2020, la Fondation OPTEO met en place une stratégie numérique en lien avec les dernières évolutions des politiques publiques. On retrouve parmi leurs principales actions le déploiement d’un dossier unique de l’usager. Pour atteindre cet objectif, la Fondation poursuit son travail de collaboration avec l’éditeur Groupe CEGI afin de déployer une solution informatique modulable et évolutive qui puisse répondre aux besoins des professionnels des établissements et services de la Fondation. Zoom sur une stratégie et un logiciel complet qui devront permettre au personnel comme aux usagers de prendre plus facilement le virage numérique.
Une stratégie numérique transversale
Les nouvelles politiques de santé publique ont fait de la e-santé l’une de leurs priorités, notamment en ce qui concerne la coordination de proximité. En accord avec les dernières mesures du plan de transformation Ma Santé 2022, la Fondation OPTEO a défini une stratégie numérique sur 3 ans. « En ce qui concerne le développement de nos interactions avec le système de e-santé, je pense que nous avons fait de grand progrès. Nous pouvons nous appuyer sur l’ARS Occitanie, qui est un vrai moteur et qui accompagne les partenariats entre les structures du médico-social et les éditeurs de logiciel, explique Sophie Raymond, directrice Générale de la Fondation OPTEO. Nous avons mis en place une approche transversale, en mode projet, qui concerne tous nos établissements avec 10 fiches Actions. Parmi ces actions, on retrouve le déploiement du dossier unique de l’usager. »
Ce nouveau logiciel devra s’adapter au travail des professionnels, mais également aux personnes en situation de handicap accompagnées par la Fondation OPTEO. « Nous construisons quelque chose de très individualisé en termes d’objectifs, précise Jean-François Bazin, directeur général de CEGI Alfa. Nos outils de suivi peuvent s’adapter au niveau de chaque porteur de handicap et de ses objectifs de progression, car les établissements de la Fondation OPTEO sont là pour veiller à leur santé, mais aussi pour les aider dans leur quotidien. »
Une solution globale et interopérable
Déployer un dossier unique de l’usager dans 48 établissements et services est un défi de taille pour la Fondation OPTEO.
« Nous souhaitions avoir un logiciel unique pour tous les domaines, que ce soit pour la comptabilité, le service des ressources humaines ou pour le suivi des usagers, décrit Valérie Delcausse, Responsable du Système Informatique au siège de la Fondation OPTEO. Avec le Groupe CEGI, nous pouvons construire ensemble une solution adaptée à nos besoins et son plus est que l’interopérabilité est déjà effectuée au niveau national ».
Cette solution globale dans laquelle on retrouve le dossier unique de l’usager est en cours de déploiement dans une dizaine d’établissements pilotes. Du personnel administratif aux médecins en passant par les éducateurs, chaque membre de l’équipe a accès à une interface complètement personnalisée selon sa profession. Jean-François Bazin explique qu’ils ont « essayé d’apporter une information partagée pour tous les interlocuteurs impliqués dans l’accompagnement des porteurs de handicap, en travaillant ensemble sur l’amélioration de l’ergonomie du logiciel. »
Un dossier unique adapté aux usages
Pour aboutir à la mise en place de ce nouveau logiciel, il était important de remporter l’adhésion du personnel des différents établissements. Dans un premier temps, des formations ont été organisées dans de tous les établissements pour permettre au personnel de prendre la solution en main. La Fondation a témoigné à CEGI l’importance que le logiciel soit adapté aux usages des professionnels de terrain avec une ergonomie adaptée. La Fondation OPTEO et le Groupe CEGI ont ensuite choisi de s’adapter continuellement aux besoins des équipes. Valérie Delcausse explique qu’elle fait « des remontées côté terrain pour orienter les améliorations. CEGI fait ensuite évoluer la solution et propose un logiciel modulable qui s’adapte aux contraintes de chaque établissement et de chaque métier ».
Un pari réussi pour Sylvie Noubel, qui participe aujourd’hui à l’élaboration du dossier unique de l’usager après plusieurs années d’expérience en tant qu’aide-soignante. « Au début, la nouveauté fait peur, mais plus on avance et plus on a du positif. Aujourd’hui, les professionnels n’hésitent pas, par exemple, à utiliser le cahier de liaison. Cela permet d’avoir une meilleure communication entre médecins, éducateurs, personnel administratif, etc. Et de gagner du temps. Il reste à mettre en place toutes les dimensions de ce logiciel, notamment avec le personnel soignant ».
Gestion des budgets et financements : un accompagnement personnalisé
Cette nouvelle solution représente également l’occasion pour les établissements d’avoir accès à des indicateurs et à des statistiques plus précises. Valérie Delcausse explique qu’il « y a des besoins nationaux, mais aussi propres à chaque structure. On utilise beaucoup ces outils pour la gestion budgétaire et la partie ressources humaines. Nous allons d’ailleurs affiner ensemble pour avoir accès à toutes les informations dont nous avons besoin ».
Une fonctionnalité en constante évolution qui tente de s’adapter rapidement aux exigences des différents financeurs, et le Groupe CEGI suit de près les changements de normes, comme l’arrivée de la réforme SERAFIN-PH.
En parallèle, la Fondation OPTEO et le Groupe CEGI ont mis en place un partenariat pour répondre à plusieurs appels à projet. La Fondation a ainsi remporté un financement de 300 000 euros de l’ARS Occitanie qui permettra à 30 de ses établissements et services de faire évoluer la solution existante en y intégrant de nouvelles fonctionnalités et en la rendant interopérable avec les outils nationaux. Ce développement s’appuiera sur le partenariat entre la Fondation et le Groupe CEGI.
Une étroite collaboration qui permet de mettre en place un dossier unique de l’usager adapté aux besoins administratifs et financiers, sans perdre de vue l’acteur principal qui en bénéficie : l’humain.
Camille Benkahla
